Zu Ihrem Auftrag als Gruppenleiter gehört die Begleitung der Minis während der gesamten Woche. In Absprache mit Ihrer Gruppe gestalten Sie die einzelnen Tage und planen dabei auch ausreichend freie Zeit zur Erholung und zum Schlafen ein. Ein Gruppenleiter kann bis zu acht Minis begleiten. Wenn eine PG mit gemischten Ministrantengruppen mehr als eine Gruppe hat, ist es wünschenswert, dass möglichst ein männlicher und eine weibliche Gruppenleiter/in dabei sind.
Juristisch ausgedrückt bekommen Sie die Aufsicht von den Eltern (im Anmeldeformular) für die Zeit der Reise übertragen. Somit sind Sie „Aufsichtsperson“. Bis zum Reisebeginn müssen Sie ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen und den Nachweis erbringen, dass Sie an einer „Präventionsschulung“ teilgenommen haben. Diese werden von den katholischen Jugendstellen angeboten (Termine finden Sie demnächst an dieser Stellle, oder Sie fragen direkt bei Ihrer katholischen Jugendstelle nach.)
Für den Fall, dass sich während der Fahrt Fragen oder Probleme ergeben, stehen in jedem Hotel Ansprechpartner, „Welcomer“, des BJA zur Verfügung. Sie müssen also kein Rom-Profi sein, um die Minis dort zu begleiten. Zudem ist rund um die Uhr ein Mitarbeiter des BJA per Handy erreichbar. Viele Jugendstellen bieten auch Infoveranstaltungen für die Gruppenleiter/innen an, so dass Sie gut vorbereitet die Reise mit Ihren Minis starten können.